Decisões simples que custam milhões a empresas em viagens.

Como pequenas decisões fazem grandes empresas perderem milhões em viagens corporativas

Por Daniel Navarro Matias*

Em empresas com alto volume de deslocamentos, a gestão de viagens corporativas deixou de ser uma mera atividade administrativa para se tornar um fator crucial na eficiência operacional e nos resultados financeiros.

Uma operação que realiza cerca de dois mil trechos aéreos por mês, com ticket médio de R$ 1.500, movimenta aproximadamente R$ 36 milhões por ano apenas em passagens. Nesse contexto, pequenas variações de custo podem representar impactos milionários ao longo do exercício. É nesse cenário que o motorista não atua apenas como um mero executor de tarefas, mas também como um protagonista da mobilidade, afetando diretamente a eficiência da empresa.

A diferença entre controle e descontrole reside na consistência das decisões tomadas diariamente. Sem critérios claros de governança e compliance, pequenas distorções se acumulam e alteram significativamente os gastos da organização. Operações que deveriam manter-se em torno de R$ 30 milhões em despesas podem elevar-se para quase R$ 50 milhões ao longo do ano, mesmo sem um aumento relevante da demanda.

Além disso, a pressão sobre os orçamentos empresariais aumenta à medida que a quantidade de viajantes corporativos frequentes dispostos a manter o mesmo ritmo de deslocamentos caiu de 63% para 53% em um único ano. Isso indica uma necessária revisão dos padrões de gastos, influenciando não apenas as finanças, mas também a maneira como as empresas pensam sobre a mobilidade.

O verdadeiro desafio, porém, não reside necessariamente no volume de viagens, mas sim na variação dos custos. Um mesmo trajeto pode custar entre R$ 500 e R$ 4.000, dependendo do momento da compra e do canal utilizado. Sem um monitoramento contínuo, essas diferenças, que poderiam ser consideradas pontuais, tornam-se recorrentes. Assim, uma gestão de despesas eficaz assume um papel central na preservação das margens e na alocação eficiente de recursos.

Outro aspecto importante são os processos operacionais. Atividades manuais de prestação de contas e auditoria consomem tempo e reduzem a produtividade das equipes. Quando há uma integração entre sistemas e centralização das informações, as despesas podem ser registradas e validadas em tempo real, diminuindo retrabalhos e ampliando a capacidade de análise.

Em estruturas descentralizadas, a falta de padronização dificulta a identificação de desvios, comprometendo a qualidade das informações para a tomada de decisão. Empresas de setores como indústria, energia, finanças e bens de consumo enfrentam esse desafio diariamente, onde qualquer inconsistente pode se multiplicar rapidamente em operações de grande escala.

Portanto, a gestão de despesas deve ser tratada como parte integrante da estratégia financeira das organizações. Mais do que um processo administrativo, ela influencia diretamente a utilização dos recursos e como os resultados são alcançados. Para os motoristas, isso resulta em um alinhamento mais eficiente e uma mobilidade melhorada, refletindo em menos desperdícios e maior controle.

No fim, o que está em jogo é a capacidade das empresas de acompanhar com precisão onde e como o dinheiro está sendo gasto, transformando pequenos ajustes em grandes eficiências.

*Diretor de Operações da Argo Solutions.

Fonte: Carta Logística